【完全版】月次決算のチェックリスト
現金
- 現金のチェックリスト
- 現金取引が日々遅れずに入力され、日々の現金残高に係る金種別残高表が適時に作成保存されているか、帳簿残高と一致しているか
- 小口現金制度を採用している場合、資金補充以外の入金(売上代金等)がないか、規定外の多額な支出が行われていないか
- 金種表と現金残高日報(または、現金出納帳)とが一致しているか
小口現金で規定外の入金や支出があった場合は、是正するようにします。
また、小口現金及び大口現金からの支出について証憑突合を行い、取引の実在性をチェックします。
預金
- 預金のチェックリスト
- 当座預金勘定の月末帳簿残高と銀行発行の当座預金照合表、及びお客様が作成した当座勘定調整表のそれぞれの残高が一致しているか
- 両落ちによる仕訳入力の脱漏等がないか
- 書き損じの小切手が、控と一緒に保存されているか
当座預金支払取引仕訳と小切手帳の控及び証憑書類とを照合し、取引の実在性をチェックします。
預金残高の実在性を確かめるために、預金通帳・預金証書等を明細表と照合します。
また、普通預金取引は手許現金の引き出し及び預け入れの他、外部からの振込みや口座振替等多様な取引が生じる一方で証憑が入手されない場合があるため、預金通帳の記帳の都度、取引先名や取引の内容を簡潔に記載しておくようにします。
簡単に言えば、普通預金通帳の余白に、備忘のためのメモを書くということです。
受取手形
- 受取手形のチェックリスト
- 経理ソフトからの未決済手形の一覧表と、その残高が勘定科目残高と一致しているか
- 受取手形明細表と受取手形記入帳(または補助簿残高)とが一致しているか
受取手形残高の実在性を確かめるために、受取手形を明細表と照合します。
売掛金
- 売掛金のチェックリスト
- 売掛金明細表と、補助簿の各残高とが一致しているか
- 売上割戻し等が物品の交付等により行われる場合は、それが税法上交際費等に該当しないか
御社において売上に関する
- 納品書控
- 請求書控
- 領収書控等の証憑
が漏れなく整理保存され、これら原始記録に基づいて当月の売上高が得意先元帳、売掛台帳等の補助簿に漏れなく計上されているかチェックします。
売上値引が正当な責任者の承認を得て行われているか、さらに売上割引または割戻しについては、約定書や覚書等一定の基準に基づくものかチェックします。
納品書控、請求書控と突合して実在することをチェックします。
売上以外の事由によるものの混入の有無をチェックします。
締切後に計上された金額について、売上伝票等に基づいてチェックします。
たな卸資産
- たな卸資産のチェックリスト
- たな卸資産は、たな卸表の実地たな卸金額、たな卸資産の受払帳の継続記録に基づく帳簿たな卸金額と一致しているか
- 当月の仕入商品について、仕入納品書または請求明細書とたな卸表、売上伝票とを照合し、月末在庫あるいは売上のいずれかに計上されているか
- 自家消費がある場合には、適切な勘定科目に振り替えられているか
- 役員・社員等が消費した、たな卸資産について適正な販売価額で売上計上が行われているか
月次たな卸が実施されている場合、受払帳残高との差異があったときは、その原因を確かめます。
また、原則として実地たな卸額によるべきですが、やむを得ない事情で実地たな卸ができなかったときは、概算たな卸額の計算方法にて起票します。
また、直近の各月の限界利益率と比較して大きな変動がないか確かめ、大きな変動がある場合は、その原因が明らかで妥当なものか確かめます。
月次たな卸品中に死蔵品等があったときは、
- 稟議書
- 破棄現場の写真
- 処理業者からの処分明細
- スクラップ代金等の証拠資料
を適時に備え付けするようにします。
実地たな卸も帳簿たな卸も行われていない場合には、実績に基づく売上原価率から売上原価を推計し、これに基づく月次推計たな卸金額を算出します。
そして、その計算に誤りがないかチェックします。
ただ、実地たな卸は、最低年2回以上実施し、推計たな卸金額との差異が大きくならないようにします。
たな卸商品の単価については、購入代価に付随費用を加えて算定されているか、消費税についてその御社が採用している経理方式と整合性がとれているかチェックします。
貸付金・仮払金等
- 貸付金・仮払金等のチェックリスト
- 貸付金明細表と、補助簿の各残高とが一致するか
- 費用または他勘定へ振替えるべきものの有無はないか
- 相手先別または項目別の内訳がそれぞれ正確であるか
- 前払費用について、支払利息・保険料・賃借料(リース料を含む)、割賦利息等の区分が明らかになっているか
貸付先、貸付事由、貸付利率、担保等について精査・確認します。
税務上の繰延資産
税務上の繰延資産が次の項目に区分されていることをチェックします。
- 公共的施設費、共同的施設費
- 資産を賃借するための権利金等
- 役務の提供を受けるための権利金等
- 広告宣伝用資産の贈与費用
- その他自己が便益を受けるための費用・同業者団体への加入金
固定資産・繰延資産
- 固定資産・繰延資産のチェックリスト
- 期中に売却、除却、交換、取替等により減少した資産について、その手続きと会計処理の妥当性は問題ないか
- 期中に新規取得、改造、取替等の資本的支出により増加した資産について、その会計処理の妥当性と計上金額に問題はないか
- 建設仮勘定からの振替えが数種の科目にわたる場合、それぞれの振替金額は正しいか
- ソフトウェアは、無形固定資産として処理されているか
営業権等、契約書などにより権利保有の事実をチェックします。
法律上、契約上などで既に無価値なものの有無をチェックします。
期中取得のものの内容、計上額の妥当性等をチェックします。
有価証券
有価証券・出資金の取得、または減少のあった場合は、
- 契約書
- 計算書
- 領収書
- 有価証券取引書等
を閲覧し、処理された科目、金額の妥当性を確認します。
支払手形
- 支払手形のチェックリスト
- 支払手形明細表により、相手先・期日・金額等を支払手形記入帳並びに手形発行控と個別に照合し、それぞれ漏れがないか
- 休祭日が決済日となっている手形の処理が一貫しているか
前払費用(割賦利息、リース料等)との関連性を確認します。
買掛金
- 買掛金のチェックリスト
- 経理ソフトで取引先別管理を行っている場合、買掛金取引先別残高一覧表と請求明細書とを照合し、取引先別の当月計上額と月末残高が一致しているか
- 御社側において当月発生の買掛債務に関する納品書、請求書、領収書等の証憑が漏れなく整理保存され、これら原始記録に基づいて当月の買掛金発生額が仕入先元帳、買掛台帳等の補助簿に漏れなく計上されているか
- 経理ソフトで取引先別管理を行っていない場合には、御社が別途作成している買掛金集計表や仕入台帳等の補助簿の当月発生額と残高が、当月の買掛金計上額と買掛金勘定の残高と一致しているか
- 買掛金明細表と補助簿の各残高とが一致するか
- 相手先からの請求金額と一致しているか
長期にわたり動きのない取引先や買掛金残高が滞留している取引先については、
- 値引
- 消滅時効到来
- 相手の請求誤り等
が未処理のままとなっていないか確かめ、必要な場合には適切な措置を行います。
また、マイナス残高となっている口座については、その内容を確かめ、過払い等その原因に応じて適切な措置と経理処理を行います。
定期払い制度を導入している場合、定期の支払日以外の日に支払われた取引について、
- 二重支払や横領・着服等がないか
- 支払手段(現金支払か、振込みか)
- 支払先
- 取引摘要等の入力内容
と、請求書・領収書等の証憑類の記載内容とを詳細に照合してチェックします。
締切後の残高については、その正確性を仕入伝票に基づいてチェックします。
借入金
- 借入金のチェックリスト
- 金融機関からの借入金について、経理ソフトの口座別残高と返済予定表・残高証明書の借入金残高とが一致しているか
- 新規に発生した借入金については、長短借入金の区別が正しく行われているか
- 借入金明細表と、補助簿の各残高とが一致しているか
金銭消費貸借契約書、返済予定表、取締役会議事録等の証拠書類により
- 借入金額
- 借入条件
- 返済条件
- 債権者名
等、その借入債務の実在性をチェックします。
また、役員・株主や同族関係者からの借入金について、その資金の源泉を個人の預金通帳等その内容が具体的に確認できる証拠資料でチェックします。
未払金・預り金等
- 未払金・預り金等のチェックリスト
- 収益または他勘定へ振替えるべきものはないか
- 相手先別または項目別内訳がそれぞれ正確であるか
- 役員・株主等からの給与関係以外の預り金については、資金源泉及び精算予定が明らかになっているか
- 未払金、未払費用について、請求書、契約書、その他の証拠書類により計上額及び期間計算に誤りがないか
請求書、納品書等により、内容・金額についてチェックします。
源泉所得税・住民税等、給与から控除された預り金については、これらが各月分ごとに明瞭に計上されており、後日所定の期日までに同額が支払われているかチェックします。
引当金・減価償却累計額
- 引当金・減価償却累計額のチェックリスト
- 減価償却費については、発生主義により適正見積額が毎月計上されているか
- 賞与引当金等が毎月計上されている場合は、その計上額は妥当か
正確な月次損益の算定のため、減価償却費の見積額を毎月計上します。
また、同様に正確な月次損益の算定のため、賞与等の見積額を毎月計上します。
期中に新規の従業員の採用や退職等により支給対象者が変化した場合には、月割り計上額を変更します。
純資産
期中の資本金、資本剰余金、利益剰余金及び自己株式の変動状況と剰余金の処分の会計処理が正しく行われていることをチェックします。
売上
- 売上のチェックリスト
- 売上高の計上時期を請求書の発行のみに頼らず、当該実態を確認したうえで引渡し・発送・検収等のいずれかの基準で計上しているか。また継続適用しているか
- 売上値引・返品が発生している場合には、売上と対応した基準で計上しているか
- 売上金については、全て銀行預金に入金されているか
- 釣り銭の金額が定額であるか
- 現金過不足は適時・確実に記帳されているか
売上急増、売上減少の理由、売上と所得の伸びとの関係、売上と営業規模の変化との関係についてチェックします。
不正計算は現金取引に多いため、現金売上については現金取引の必要性等をチェックします。
預入れについて、通常、規則的に預入れされていることを預金通帳等でチェックします。
現金の個人的流用に注意する必要があります。
売上計上時期の繰上げ、繰延べがないことをチェックします。
締後の売上計上が正しく行われていることをチェックします。
自家消費(売上)
- 自家消費(売上)のチェックリスト
- 取扱い商品で役員等が個人的に消費する場合の経理処理の方法について正しく経理されているか
- 自家消費した商品の計上は、個別に計算されているか。概算計上の場合、その計算方法に合理性があるか
取扱い商品を贈答品として消費している事実があるかチェックします。
ある場合は一覧表に記載して、商品仕入れ勘定から交際費勘定への振替経理がされているかチェックします。
仕入商品を自社資産(原価で30万円以上)として使用している事実の有無を確認し、ある場合は、商品仕入れ勘定から固定資産勘定への振替経理が正しく行われているかチェックします。
建物等の建築改造の予定がある場合は、材料費、人件費等を原価で見積り、資産または修繕費等への振り替えがされているかチェックします。
会社と役員の住居が一つの建物の場合の光熱費等は、面積按分または家計標準等合理的な方法で雑収入に計上されているかチェックします。
光熱費については、法人から支出されている中に、個人分の混入がないかチェックします。(例えば、領収書の宛名等の記載の確認などをします。)
電話料について、法人から支出されている中に、個人分の混入がないかチェックします。(電話番号の確認)
車両等、個人が所有すべき資産の計上がないかチェックします。
ある場合は、個人に対する貸付金勘定への振り替えがされているかチェックします。
ガソリン代について、法人から支出されている中に、個人分の混入がないかチェックします。(車両の登録番号の確認等)
自家消費した商品の代金決済は、
- 銀行振込
- 給与控除
- 相殺等
- 後日その決済の事実
をチェックします。
仕入
- 仕入のチェックリスト
- 仕入計上方法の妥当性とその継続的な適用がされているか
- 仕入計上時期の繰上げ、繰延べがないか
- 締後の仕入計上が正しく行われているか
価格引下げ(単価改定)、仕入割戻し等のある場合(これが簿外に落ちる危険大)、期間帰属の正確性は問題ないかチェックします。
不正取引が現金取引に多いため、
- 現金取引の必要性
- 支払方法
- 支払資金の調達方法
をチェックします。
原価科目は売上に次いで多額であり、原価率の少しの変化で利益が大きく変動するため、
- 月次たな卸
- 発注単位の妥当性
- 仕入れ値の妥当性
等をチェックします。
外注比率の高い企業では、原価率の少しの変化で利益が大きく変動するため、
- 預け在庫の確認
- 外注の必要性
- 外注価格の妥当性
等をチェックします。
売上総利益率はあまり変動しないものです。
したがって売上総利益率が大きく変動する場合には、売上、仕入(原価)または、たな卸の処理が適切でないことが多いため、売上除外、たな卸除外、架空仕入などはないか、売上の繰り延べ、仕入れの繰り延べ等の利益操作は行われていないか、たな卸資産の評価は適正か、関係会社に対する低廉譲渡などはないかチェックします。
人件費
- 人件費のチェックリスト
- 役員報酬額が定款または総会の決議により定められた範囲内であるか
- 役員に関わる経済的利益の享受の有無を報酬と賞与に区分しているか
- 給与台帳は正しく記載され継続的に保管されているか
- 月次の合計表と徴収高計算書(納付書)とが一致しているか
- 課税対象となる現物給与等の経済的利益、及び通勤費の限度超過額は給与の額に加算されているか
- 源泉所得税の計算は正しいか(特に報酬料金等)。源泉所得税は納期までに納付しているか
- 源泉所得税に未納税額がないか(特に報告漏れになりやすい、司法書士等の源泉所得税は大丈夫か)
- 給与受給者のすべてについて、その実在性と支給の正当性を証する人事記録、扶養控除等申告書等の税務書類、社会保険関係書類等が整備されているか
- 通勤手当について非課税の規定を採用している場合、通勤距離、通勤方法について、社員名簿に入力されているか
- 非課税限度額を超過した金額の給与への加算、及び改正があった場合の年末調整時の減算は行われているか
- 社員に対するお年玉、賞金、紹介料等金銭の臨時的な支給は、給料計算に加算されているか
- 社員に対する慶弔金等は、社内規程に従って支出されているか
- 皆勤賞、精勤賞等で給与に含めなかったものはないか
役員報酬の改定にあたっては、定期同額給与と事前確定届出給与のいずれに該当するか等を議事録等によってチェックします。
従業員給与に含まれる使用人兼務役員の給料賞与のうち、役員部分の金額の有無をチェックします。
社会保険料及び労働保険料の会社負担額が適正に計上されていることを、社会保険関係書類等でチェックします。
厚生費について、現物給与に該当する支出の有無、及び税務上交際費等該当の有無をチェックします。
勤労者退職金共済機構・中小企業退職金共済事業本部(中退共)等への拠出額のある場合、計上額と支出額とをチェックします。
役員退職者については支給実施の前に予め規程が作られ、総会及び取締役会の議事録の作成等、正当な手続きを経ていることをチェックします。
退職金が支給された際、退職所得の受給に関する申告書が受理されていることをチェックします。
昼食について会社の負担があるか、社員に対する社宅や金銭の貸付けがあるかチェックします。
ある場合は、昼食については月額3,500円以内かつ、総額の50%以下かチェックします。
社員に対する社宅については、家賃の契約が法人名義となっていることを契約書でチェックします。
併せて業務上必要な場合を除き、本人が50%以上を負担しているかチェックします。
利息の徴収は、適正な借入利率で計算しているかチェックします。
厚生費に含まれていない給食代、食事代について、個別に検討を加え妥当性をチェックします。
原則として現金(商品券などの金券を含む)支給は源泉所得税の課税対象となるため、有無をチェックします。
特定の社員を対象とした飲食(打ち上げ等)は交際費となるため、有無をチェックします。
慶弔金等の支給規程はあるか、かつその規程に準拠して支給されているかチェックします。
退職金の受給に関する申告書が退職者本人から提出されていることを確認します。
退職金の受給に関する申告書の有無に基づき、源泉所得税および住民税の源泉徴収事務が適正に行われていることを確認します。
交際費
- 交際費のチェックリスト
- 会社業務と関係のない役員個人の支出が混入されていないか
- 使途不明金または交際費等に該当する費用を役員報酬として支出していないか
内容が明らかにされない特殊な支出について、支払いの事実を証明する状況証拠(稟議書による内部決済、支払証明書等)に基づき、その支出の事実をチェックします。
中元・歳暮品について、送り先に業務に関係のない相手先がないかチェックします。
特に商品券ギフト券等の渡し先は、後日説明ができるようにメモ等により書き残しているかチェックします。
慶弔金等について挨拶状等客観的に判断できる資料があるかチェックします。
ない場合は具体的な記入をします。
自家消費による税務上の交際費等の計上の正確性をチェックします。
地代家賃・リース料
- 地代家賃・リース料のチェックリスト
- 契約が締結されており、支払額は契約どおりであるか
- 敷金の残高が契約書記載の金額と一致しているか
- 契約終了時における敷金の修理代、未払家賃への充当分については、領収書等を取得し適正に経理されているか
- 収入印紙の未貼付がないか
- 短期前払費用となる支払い分については、継続して支払時に損金経理しているか
地代家賃について、全て契約書等により
- 相手先
- 契約物件
- 契約期間
- 賃料
- 支払方法
をチェックします。
役員等からの契約については、賃料の算定根拠の妥当性について検討します。
地代家賃の新規契約、契約更改等があった場合、
- 礼金
- 敷金
- 権利金
- 更新料
等が区分経理され、税務上の処理が適切であるかチェックします。
地代家賃の支払いに前払いがあった場合は、その処理が適切かチェックします。
新規の賃貸借契約等が締結された場合、繰延資産として処理すべきものがないかチェックします。
当期契約更改分については、敷金の償却、積み増し等が適正に経理されているかチェックします。
同族会社と同族関係者間の取引について、その地代家賃相当額が適正であるか、また、借地権の発生等の事実がないかチェックします。
他人名義の契約の地代家賃を負担している場合、その内容等を吟味し、負担の正当性をチェックします。
リース取引がある場合、その税務上の処理(賃貸借取引か売買取引か)が適正であることをチェックします。
リース契約について、契約書等により
- 相手先
- 契約物件
- 契約期間
- 賃料
- 支払方法
をチェックします。
所有権移転外ファイナンス・リース取引は、原則として売買があったものとして処理されますので、契約内容をチェックします。
新リース料については、リース料が税法上適正になっているかチェックします。
租税公課
納期限到来のものがすべて計上されているかチェックします。
税目ごとの分析を行い、その計上基準が妥当でかつ継続適用されていることをチェックします。
税金納付の遅滞による不利益(特に加算税、滞納処分等に注意)が発生していないかをチェックします。
その他販売費・一般管理費
- その他販売費・一般管理費のチェックリスト
- 資本的支出の混入がないか
- 保険料、保険積立金、長期前払費用等と適切に区分経理されているか
特に金額の大きいものは修繕の事実関係をチェックします。
資本的支出との区分経理をしている場合、その区分計算等の妥当性を検証します。
特に多額な寄附金については、支払事由の妥当性とその支払いの事実をチェックします。
個人の負担に属すべき寄附金の混入の有無をチェックします。
海外出張については出張報告書等により、その実態を調べ、その会社負担の妥当性をチェックします。
諸会費等について、金額、目的等、その支出につき計上の妥当性をチェックします。
特に多額または異常な支出をあらためて抽出し、その内容を吟味し、計上の妥当性をチェックします。
営業外損益・特別損益
- 営業外損益・特別損益のチェックリスト
- 預貯金に対する利息の計上が正しく行われているか
- 貸付金等の利息は契約どおりに計上されているか
- 有価証券について、利付債、割引債、株式等の別により、それぞれ収入すべき金額が正しく計上されているか
- 担保差入等、手元にない有価証券の利息等の受入れは正しく行われているか
- 期限経過後、未入金の利息の計上は漏れなく行われているか
- 受取利息が発生した際、源泉所得税及び地方税の処理が適正になされているか
- ローン返済、その他元本と利息の同時支払いのものについて、区分計算は正確に行われているか
受取家賃等、月などを単位として受入れているものについて、計上額の正確性をチェックします。
仕入割引等、約定に定められているものについては、それぞれの計算書類等により、計上額の正確性をチェックします。
固定資産の処分損益等、資産処分を行ったものについては、
- 処分のための手続き
- 処分金額
- 会計処理
等が正しく行われていることをチェックします。
材料費
- 材料費のチェックリスト
- 材料費以外の混入がないか
- 締後の計上が正しく行われているか
材料仕入計上方法の妥当性とその継続的な適用をチェックします。
材料の引き取り運賃、保管料等は仕入諸掛りとして仕入高を構成しますが、これらの有無と処理をチェックします。
材料仕入計上時期の繰上げ、繰延べの有無をチェックします。
価格引下げ(単価改定)、仕入割戻し等のある場合(これが簿外に落ちる危険大)、期間帰属の正確性をチェックします。
材料・消耗品の在庫管理は的確に行われているか、月次たな卸(部分実施、概算、推計を含む)の励行のための努力が払われているか、継続記録と実際在庫とに差異が認められたときの原因の追究と事後の処理は適正か、等をチェックします。
労務費
定められた通常の給与支給日以外の支払賃金について実在性をチェックします。
外注費と日当との区別は明確かどうか契約内容をチェックします。
外注加工費
外注加工費について、その計上の妥当性及び支給資材の処理が適正になされているかをチェックします。
外注先と取引条件についての契約書を交わしているときは、その契約書を確認します。
契約書の交換がなされていない場合には、相手先の発行した
- 請求書
- 領収書
- 名刺
等を基礎として、その実在と外注加工費計上の妥当性をチェックします。
その他経費
- その他経費のチェックリスト
- 運賃について、材料費(期末たな卸高)・発送配達費との混同はないか
- 消耗品の中に、固定資産ないし、たな卸資産として計上すべきものがないか
- 旅費・交通費・通信費の中に、給与、税務上交際費、資産取得付随費用とされるものはないか
- 電気・ガス・水道代について、原価と販管費との適切な区分がなされているか